5 stratégies pour faire plus en moins de temps

Pour améliorer votre productivité, voici cinq techniques imparables.

Par Elizabeth Grace Saunders, HBR France

Vous avez plus de travail que vous ne pouvez en abattre en l’état actuel des choses. Vous avez établi vos priorités. Vous avez planifié. Vous avez délégué. Vous vous êtes efforcé de vous concentrer. Il ne vous reste plus qu’à devenir plus efficace pour pouvoir, à performances égales, gagner du temps.

Si le choix de la méthode à suivre est amené à varier d’une personne à l’autre et selon la situation, mon expérience de coach en gestion du temps m’a appris que la mise en œuvre ne serait-ce que d’une seule des cinq stratégies décrites ci-dessous vous permettra d’économiser plusieurs heures par semaine.

1. Identifiez clairement les attentes

Quand vous entreprenez une tâche majeure, demandez aux principales parties prenantes ce qu’elles attendent de vous précisément. Veulent-elles une présentation PowerPoint ou non ? Souhaitent-elles que vous leur soumettiez un plan détaillé ou se contenteront-elles d’une première ébauche ? Le livrable doit-il être irréprochable ou simplement satisfaisant ?

L’un de mes clients qui travaille dans la finance a ainsi gagné un temps précieux quand il a compris que, dans certains cas, l’on n’attendait rien d’autre de sa part que quelques informations clés permettant de prendre une décision d’investissement fondée. Toutes les situations n’appelaient pas une analyse détaillée. En clarifiant ce que l’on attend de vous et le niveau d’exigence associé, vous éviterez de perdre des heures à décider de ce qu’il faut faire et à accomplir des tâches superflues.

2. Recyclez votre travail

Votre capacité à gagner du temps en réutilisant et en recyclant votre travail dépendra de vos responsabilités. Chaque fois que vous le pouvez, copiez, collez et amendez. Ceci s’applique aux e-mails, aux présentations, aux formations dispensées, aux propositions commerciales et à tout autre type de livrable du même genre.

Cette stratégie s’est révélée des plus efficaces pour ceux de mes clients qui donnent des présentations ou qui enseignent. Quand le temps vous est compté, réfrénez votre envie de complètement mettre à jour ou de revoir en profondeur votre matière existante ; utilisez plutôt ce que vous avez déjà pour en gagner tout en délivrant le meilleur contenu possible. Ainsi, les intervenants qui excellent ont tendance à réutiliser les mêmes présentations, car plus l’on maîtrise son sujet, plus on est performant.

3. Constituez-vous une banque de gabarits et de checklists

Pour accélérer le traitement des tâches récurrentes, constituez-vous des gabarits de documents, des checklists ou trouvez-en que vous pourrez utiliser. Par exemple, j’ai un modèle d’e-mail que je remplis chaque année avant de l’envoyer à mon comptable avec toutes les informations financières de fin d’année. De plus, tous les mois, je passe en revue une checklist financière.

Vous pouvez vous servir de gabarits pour des tâches telles que des rapports hebdomadaires, des présentations ou des agendas de réunion et de checklists pour planifier la semaine, pour des entrevues en face-à-face ou pour toute autre activité répétitive. Tant les gabarits de documents que les checklists vous permettront d’être performant, tout en économisant votre temps, parce que vous n’aurez plus besoin de faire l’effort de vous remémorer ce que vous avez à faire ou à décider.

Vous pouvez utiliser un système de stockage de ces documents plus sophistiqué, mais, pour ma part, j’estime qu’une simple sauvegarde sous forme de modèles Word est suffisante.

4. Utilisez l’oral plutôt que l’écrit

Dans certains cas, vous pourrez économiser du temps en discutant de vive voix de ce que vous avez fait. Par exemple, peut-être que votre supérieur vous a demandé de mener des recherches sur un sujet donné. Pour répondre à ses attentes, plutôt que de détailler vos résultats dans une présentation formelle, il se peut qu’il vous suffise de prendre des notes et de les lui exposer au cours d’un meeting en face-à-face.

Cette stratégie fonctionne aussi quand vous avez besoin d’expliquer des concepts abstraits, comme le design, par exemple. L’un de mes clients que je coache a ainsi découvert qu’il était beaucoup plus efficace de communiquer avec un architecte en discutant avec lui ou en couchant ses idées sur papier sous forme de croquis plutôt que de s’escrimer à tout rédiger.

5. Adoptez le « timeboxing »

Enfin, un autre moyen de moins travailler sans compromettre la qualité de ce que l’on produit est de décider par avance du temps que l’on dédiera à une tâche ou une sous-tâche et de s’y tenir. Par exemple, si vous avez tendance à passer beaucoup de temps sur la phase de recherche, vous devriez peut-être vous imposer de n’y consacrer qu’une heure ou deux. Ou si vous avez du mal à formuler une première ébauche, vous pouvez décider à l’avance du nombre d’heures que vous passerez sur sa rédaction.

Le « timeboxing » ne permet pas de garantir que vous finirez votre travail dans les temps, mais cela peut certainement vous aider à vous concentrer . Par ailleurs, décider à l’avance du temps que l’on va consacrer à une tâche contribue à tourner la loi de Parkinson – selon laquelle tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti – à votre avantage.

Nous avons tous nos limites, aussi ne suis-je pas en mesure de vous promettre que vous réussirez à tout faire en mettant ces conseils en œuvre. En revanche, ce qui est certain, c’est que si vous utilisez ces techniques, vous abattrez plus de travail en moins de temps.